結論：まず「動いているものと、そのアクセス権」を確認する
Web・広告に詳しかった担当者が辞めて、引き継ぎ資料もないまま運用が止まってしまった。この状態でいきなり後任を採用したり新しい業者を探したりする前に、いま動いているものと、それぞれに誰がアクセスできるのかを一枚に書き出すことが最初の一手になります。手がかりが少なく見えても、残っているものから順にたどれば、立て直せる範囲は見えてきます。
この記事では、担当者が抜けた後に実際に起きること、なぜ引き継げなくなるのか、そして抜けた後からでも取れる現実的な一手を順に整理します。最後に、外部と一緒に立て直すという選択肢にも触れます。
担当者が抜けた後に起きること
1. どこに何があるか分からない
サイトの管理画面、広告アカウント、分析ツール、SNS。担当者が一人で見ていた場合、それぞれのログイン情報や連携の全体像が社内に残っていないことがあります。「そもそも何を使っていたのか」の把握から始めることになる、というケースを見かけます。
2. 設定の理由が誰にも分からない
広告のターゲットや除外設定、サイトの細かな作り込みには、運用の中で調整されてきた理由があります。その理由が本人の頭の中だけにあると、残された側は「触っていいのか」の判断がつかず、手が止まります。下手に変えて成果が落ちるのを恐れて、現状維持のまま時間が過ぎることも少なくありません。
3. 問い合わせや更新への対応が滞る
フォームからの問い合わせ通知が誰に届いているか分からない、月次の更新が止まる、といった実務面の停滞も起きがちです。外から見える部分だけに、対応の遅れが気になり始める場面です。
なぜ引き継げなくなるのか
引き継げないのは、辞めた本人が不誠実だったからとは限りません。むしろ、限られた人手で運用を回すほど、手順を書き残す時間は後回しになりやすく、自然に一人へ集まっていきます。日々の調整をその都度こなすほうが早いため、記録は「落ち着いたら」となり、そのまま退職の日を迎える、という構図です。
これは誰か個人の問題というより、一人に集まりやすい仕組みそのものの問題です。だからこそ、後任を一人立てて同じ形に戻すだけでは、次に抜けたときにまた同じことが起きやすくなります。
抜けた後から取れる現実的な一手
残っているものから棚卸しする
資料がなくても、次の3点を分かる範囲で書き出すところから始められます。専門知識は要りません。
- いま動いているもの（サイト、広告アカウント、分析ツール、SNSなど）
- それぞれのログイン情報や管理権限を、社内の誰が持っているか
- 止まっていて困っていること（問い合わせ対応、更新、成果の把握など）
請求書やメールの履歴、ブラウザに残ったブックマークなどが手がかりになることもあります。この一枚があると、後任に頼むにも外部に相談するにも話が早く進みます。
アクセス権を会社側に取り戻す
退職にともなって、アカウントの管理権が個人に紐づいたままになっていないかを確認しておきます。ログイン情報や管理権限を会社として持ち直しておくことが、立て直しの土台になります。ここが押さえられていないと、後任が来ても操作できない状態が続いてしまいます。
外部と一緒に立て直すという選択肢
とはいえ、棚卸しからアクセス権の整理、止まった運用の再開までを、人手の限られた社内だけで抱えるのは負担が大きいのも実情です。ここで、丸ごと任せる「代行」と、一緒に手を動かしながら社内でも扱えるようにしていく「伴走」は分けて考えられます。
伴走型では、外部が現状の洗い出しや再開作業を引き受けつつ、進め方や設定の理由を共有していきます。近年はAIを使って、更新やデータ集計といった繰り返し作業を自動で回せる範囲も広がってきました。こうした記録と仕組みを一緒に整えておくと、次に担当者が代わっても運用を続けやすい状態に近づきます。費用や進め方は状況によって変わるため、まずは現状を見てもらったうえで相談するのが現実的です。
まとめ
Web担当者が辞めて引き継げない状態でも、立て直しの一歩目は難しくありません。資料がなくても、動いているものとそのアクセス権を分かる範囲で書き出し、権限を会社側に取り戻すところから始められます。そのうえで、後任を立てるか、外部と一緒に進めるかを選べば十分です。元の形に戻すことをゴールにするのではなく、誰か一人が抜けても回る状態を目指す。そう考えると、次の一手が選びやすくなります。
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